Puerto Ordaz
Calle Neverí, Centro Plaza Aeropuerto, Piso 2, Ofic.3-C
Unare I, Puerto Ordaz
Edo. Bolívar - Venezuela, 8050 Teléfono: +58 (286) 951.5973 Fax: +58 (286) 951.5973
Caracas
Centro Comercial Ciudad Tamanaco (CCCT)
Torre B, Piso 6, Ofic. 608
Chuao, Caracas
Edo. Miranda - Venezuela, 1060 Teléfono: +58 (212) 959.4777 Fax: +58 (212) 959.6809.
Maracaibo
Av. 8, Santa Rita # 68-43,
Edf. La Guacara, Mzz Local PP-4.
frente al Hotel Kristoff,
Maracaibo - Venezuela Teléfono: +58 (261) 798.3369 Fax: +58 (261) 798.3369.
Mérida
Av. 4 entre calles 18 y 19
Edif. General Masini, PH.
Corporación Parque Tecnológico de Mérida Teléfono: +58 (274) 252.07.96 Fax: +58 (274) 252.07.96
Open World
InstantIntranet
Es una aplicación que permite guardar documentos de cualquier índole, permitiéndole a su vez manejar grupos de trabajo que tendrán acceso a diferente contenido, dependiendo su ubicación y los permisos asignados. La aplicación consta de tres partes, una cabecera que muestra las opciones de la aplicación, otra que denominamos TREE, o árbol de carpetas, que es donde usted puede crear, modificar, eliminar y abrir carpetas, y una tercera sección que es el cuerpo donde se muestra el contenido seleccionado.
A continuación se muestra la pagina principal indicándole cada una de las partes que la conforman y mas adelante le explicaremos cada una de las utilidades y funciones.
Cuerpo de la Aplicación
La cabecera de la aplicación muestra las opciones del sistema
Barra de Opciones
Arbol de Carpetas
En este conjunto de carpetas se almacenan todos los documentos o archivos. Al igual que otras de nuestras aplicaciones mantenemos un nivel de seguridad del contenido, dependiendo el usuario que accesa a la aplicación y los privilegios que se le hayan otorgado, este podrá ver un determinado grupo de carpetas, y si posee los permisos puede crear, modificar y eliminar carpetas y documentos. Solo el usuario administrador tiene acceso a todo el contenido general de la aplicación.
Cada vez que usted seleccione una carpeta, su contenido se mostrara en el cuerpo de la aplicación. Se almacenan objetos tales como, documentos de Word, Excel, presentaciones de PowerPoint, videos Además usted podrá agregar otros tipos de archivos para ser almacenados.
Puede crear carpetas que serviran como contenedores de los documentos, los cuales estaran ordenados según su criterio y necesidad, una vez creada la carpeta esta la podrá visualizar en el arbol de carpetas, a la izquierda se muestra la pantalla para crear la carpeta, debe indicar el nombre y la descripción.
Agregar carpetas
Editar carpetas
Borrar carpetas
Agregar documentos
Editar documentos
Borrar documentos
Puede configurar los permisos de las carpetas y documentos para los diferentes usuarios. Los permisos que se configuran son: insertar, editar y borrar, esto se hace tanto para las carpetas como para los documentos, como se muestra en la imagen a la derecha.
Una vez establecidos los permisos sobre las carpetas y documentos para los usuarios, pueden ser modificados en otra ocasión por los usuarios del grupo de trabajo, de la misma forma en que fueron creados tan solo debe seleccionar la opción editar.
Dentro de las carpetas creadas tiene la opción de ingresar nuevos documentos que usted haya creado previamente, en el caso de Windows tenemos: documentos de Word, Excel, PowerPoint, archivos PDF, imágenes, videos, sonidos, documentos HTML e incluso cualquier otro que desee añadir al sistema. Llenando el formato que vemos a continuación:
La opción documentos nuevos permite consultar todos los documentos mas recientes que se han creado en un periodo de 20 días anteriores al momento de la consulta, el resultado lo vemos a continuación
Consulta de Documentos Nuevos
Hasta 20 Días Antes de Hoy
Nombre
Descripción
Ubicación
Inicio Vigencia
Minuta 04/08/03
Revisado
/ Open World / Puerto Ordaz / Minutas de Reunión
04/08/2003
Minuta 11/08/03
renegro debe actualizar el punto de Gob de Sucre, en ese momento estaba atendiendo una llamada.
/ Open World / Puerto Ordaz / Minutas de Reunión
11/08/2003
Minuta 28/7/03
Revisar y corregir esta minuta
/ Open World / Puerto Ordaz / Minutas de Reunión
28/07/2003
Se Desplegaron los Resultados 1 - 3 de un Total de 3
Consultar Documentos publicados hasta 20 días a partir de
DD/MM/AAAA
Tambien puede consultar los documentos que estan por vencer o expirar su vigencia.
<h1>Documentos</h1>
<h2>P O R V E N C E R</h2>
Hasta 20 Días Después de Hoy
Nombre
Descripción
Ubicación
Fin Vigencia
No Se Encontraron Resultados
Consultar Documentos por caducar hasta 20 dias después de
InstantIntranet posee un mecanismo de búsqueda de documentos que le facilitará la ubicación de los mismos en las diferentes carpetas creadas. Este módulo muestra los documentos publicados 20 días antes de la fecha actual y se puede hacer una consulta de documentos publicados hasta 20 días antes de una fecha específica.
Esto lo puede hacer considerando varios criterios de búsqueda ya establecidos y que son de mucha utilidad, tales como título, descripción, usuario, inicio de fecha de vigencia, contenido del documento, como se muestra en la siguiente imagen:
Búsqueda
Sistema de Busqueda de documentos
Título:
Descripción:
Usuario (login):
Fecha de iniciode vigencia:
Sea
Contenido:
Considerar el texto como palabras separadas
Separación máxima entre palabras
Considerar el texto como una frase
Buscar palabras con caracteres sustituidos o transpuestos
Buscar palabras similares
Otra de las excelentes opciones es el servicio de mensajes. Este módulo actúa como un buzón de mensajes en el cual se crean categorías de mensajes que son asignados a grupos en donde los usuarios que pertenecen a ese grupo pueden redactar, recibir o responder mensajes de la categoría asignada. Se pueden consultar los mensajes publicados a partir de una fecha o por una palabra específica.
Título:
Tipo:
Enviar
Cancelar
Puede también tener el registro telefónicos de todos los usuarios registrados en el sistema e incluso hacer las modificaciones necesarias sobre los datos almacenados, puede realizar la busqueda por la inicial del nombre de la persona o obtener todos los registros teléfonicos, tener acceso a direcciones e_mail de los otros usuarios del sistema y editar sus preferencias como Nombre, Clave, Correo Electrónico, Teléfono, si desea hacer la búsqueda vera una pantalla como la siguiente:
Para editar el perfil del usuario solo debe establecer los datos en el formulario que mostramos a continuacón, especificando el nombre, la clave de acceso, direccion de correo electrónico, telefono, y tambien registra el número de accesos que este realice al sistema.
Editar Perfil de Usuario Perfil de Usuario
Nombre
Clave
Clave (Confirmación)
Correo Electrónico
Teléfono
Días Antes (Documentos Nuevos)
Días Despues (Documentos por Vencer)
Fecha de Alta
2003-01-31 12:12
Fecha de Último Acceso
2003-08-19 09:13
Número de Accesos
31
Ordenamiento
Alfabetico Temático
Interface
Windows Mac OS Irix (SGI)
Administración de Work Flow: El administrador del sistema podrá crear, editar o borrar los Work Flow y sus etapas para la publicación de documentos que necesiten ser aprobados mediante un procedimiento antes de estar disponible al usuario. El usuario administrador se encargará de otorgar los permisos, crear los work flow, y agregar las etapas correspondientes al mismo.
Administración de Work Flow Administración de Work Flow
Para agregar etapas al work flow, instantIntranet posee un formulario, con los campo o datos que se quieren almacenar, o hacer referencia.
Agregar Etapa Work Flow
Nombre:
Tipo:
Etapa de Retorno:
Seleciona a los Grupos y/o Usuarios Firmantes de este Etapa
Grupo:
Registrar Grupo Completo
Usuario
Nombre
Acción
zcarab
Zandra Carabali
Registrar
ccarab
Claudia Carabali
Registrar
jarce
Jesus Arce
Registrar
Grupos Firmantes en esta Etapa
Grupo
Acción
Usuarios Firmantes en esta Etapa
Usuario
Nombre
Acción
En el arbol de carpetas podrá ver dos iconos(Entrada, Salida) estos le permitiran el manejo de work flow, ver las entradas y salidas de los documentos.
Salida de Documentos Work Flow
Documento
Comentario
Work Flow
Etapa
Fecha
Prioridad
Agregar Documento
Si lo que desea es agregar documentos al work flow, puede hacerlo, el formato siguiente le indicará los datos que debe ingresar para realizar dicha operación.
